会议活动是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议活动特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效益等方面具有特殊的作用。

会议活动是指会议活动策划与实施，它是企业会务组、广告公司、会议公司、策划公司在工作中常用的技术手段。一个成功的会议活动，绝不是让会议活动举行完成了，而是应该达到会议活动的目的。例如促销会议，就要达到促销的目的。发布会活动，就要成功的让这一款产品在参会者心中印象深刻。比如在灼华策划公关策划品牌帮助某国际企业策划一场show场的时候，运用一些合适的节目、对应的设计来突出新产品，就让参会的嘉宾印象深刻。

形式

会议活动形式包括室内会议和室外会议，也包括正式会议和非正式会议

类型

客户答谢会

新品发布会

产品上市推介会

促销会

论坛峰会

研讨会

品鉴会

晚宴酒会

颁奖晚会

企业年会

策划机构

灼华策划公关策划品牌

会议活动准备

注意事项

1.考虑周全要成功地举办一次会议活动，尤其是大型会议活动，须要考虑很多方面的问题，比如开会的时间是否能保证大家都能参加，会不会遇到外宾来访或者公司出货；不能出席的人是否有替代人选，怎样联络；会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当；会议活动需要什么辅助器材，由谁负责；会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作，，才能保证会议地顺利进行与圆满结束。

选择合适的会议活动场所

2.用文字记录会议活动的相关事项

在准备会议活动的过程中，有关会议活动的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议活动的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。

3.会议场所的选择有很多种，最常用的是公司的会议室；有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地，一边开会，一边度假；至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式，对会场的基本要求是一致的，即：会场应该舒适宽敞，隔音效果好，采光通风良好，没有其他干扰，最好有窗帘，便于在放投影资料时看得清楚，安静不嘈杂，空调良好，插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。

器材准备

现代化的会议活动离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。

1.桌椅、名牌（现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌）、茶水

桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。

会议上的茶水饮料最好准备矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

2.会标、背景板、展板

会标一般指会议名称和会议标语横幅。

为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面），特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将党徽、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。

为渲染会议或活动，会场内外放置展板是有效方法。

3.黑板、白板、笔

在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

4.各种视听器材